10 herramientas 2.0 para secretarias

¡Buenos días!

¡Qué ilusión empezar a escribir de lo que más me gusta y poder compartirlo! Con todo lo que estoy aprendiendo en el curso de Commnunity Manager en Aula CM , escribo hoy mi primer post.

Intentar mejorar en mi papel de secretaria de dirección me lleva a preguntarme ¿cómo podemos añadir valor a nuestras empresas y directivos con las redes sociales? Cada vez somos más los que utilizamos estas herramientas para mejorar la comunicación de nuestra empresa, la colaboración en el entorno laboral  o la productividad de los jefes, se han creado nuevos canales de comunicación y múltiples maneras de generar negocio interactuando directamente con los clientes.

Os presento hoy diez herramientas digitales que considero muy útiles para  asistentes,  para gestionar contenidos, la carga de trabajo, corrección de textos o realización de presentaciones entre otras.

Gingerlogo1. Ginger Software

Una maravilla, oiga, Ginger es un corrector gramatical, reformulador de frases, traductor, diccionario, ¿masajes en los pies no da, no?

Ginger nos ayuda a escribir más rápido y mejor, automáticamente detecta errores gramaticales y/o ortográficos. Está disponible tanto para Android como para Apple y tiene una versión gratuíta y otra premium, que por un puñado de dólares, es mucho más completa  y contiene todas las funciones que os he descrito antes.

La versión Freemium tiene diccionario para más de 60 idiomas, sinónimos y reformulación de  frases en inglés. La versión de pago, incluye además  Ginger Text Reader que nos ayuda con nuestra pronunciación y la función  Personal Trainer que en función de nuestros errores en la escritura identifica qué áreas de mejora necesitamos.

En la aplicación para móvil, Ginger es un traductor y corrector gramatical, te ayudará a deletrear (muy útil si escribes mucho en inglés) u ofrecer sinónimos. La aplicación también corrige la escritura en otras aplicaciones de tu teléfono como What´s app, Facebook posts o Twitter.

Los podéis seguir a través de Twitter, Google+, Facebook y su canal de Youtube, aquí os dejo vídeo explicativo sobre todo lo que hace la aplicación, que a pesar de que trabaja con tantos idiomas, sólo está en inglés.

https://www.youtube.com/watch?v=dvE3AW0ei7o

FlipboardLogo2. Flipboard

Esta aplicación es una “revista digital”, sirve tanto para tabletas como para móviles, y se alimenta del contenido que nosotros seleccionamos por categorías.

Ahora, ya la podemos encontrar en Android y es totalmente gratuita.

Flipboard es una herramienta de curación de contenidos, que es el filtrado manual  de información que proviene de la web, siendo el resultado de esta criba, el contenido más relevante sobre un tema en concreto.

Lo más interesante en cuanto a nuestro trabajo es que se pueden crear revistas grupales o privadas y compartirlas con tus compañeros de trabajo, es también excelente para filtrar datos si necesitamos recabar información de las publicaciones para realizar un  informe.

Para leer tus revistas favoritas, siguiendo las categorías que más nos interesan, recopilamos el contenido en el signo + que tiene cada artículo. También busca contenidos y te permite compartirlo en tus redes sociales, puedes conectar con Twitter, Google+, LinkedIn, Instagram, Tumblr, SoundCloud, YouTube, Flick… entre otras.

Destacaría de Flipboard, su interfaz, muy elegante y visual, parece que estás leyendo una revista, gana mucho más en el tablet.

Tomatelogo3. Pomodoro Timer

¿Necesitas gestionar tu tiempo de trabajo? Aquí una aplicación para gestionar nuestra productividad.

Os doy  la receta de la salsa

Ingredientes:

-Un power point

-Consejo de administración

-Y ya que estamos, unos tomatillos

Su funcionalidad reside en su simpleza, básicamente, decides qué vas a hacer, te conectas el tomate, que dura 25 minutos, durante los cuales se supone que debes trabajar, concentrarte e intentar finalizar lo que te has propuesto. Una vez finalizados los 25 minutos, el cronómetro se para, marcas una x y te tomas unos merecidos 5 minutos de descanso.

Cada 4 periodos de 25 minutos puedes tomar un descanso de 10 minutos.

feedlylogo 4. Feedly

Muy parecida a la mencionada anteriormente, Flipboard,  ya que también sirve para la curación de contenidos, aunque es menos visual y para mi gusto más enfocada al día a día laboral. Un feed es un archivo generado por un sitio web, Feedly actualiza esos contenidos (archivos) de manera automática sin que tengas que entrar cada vez que lo necesitas en el sitio web. Feedly y otros lectores de feeds le tomaron el relevo a la desaparecida Google Reader.

Un ejemplo para su uso como herramienta de trabajo, si seguimos a varios blogs de la competencia, Feedly nos actualiza las últimas entradas y nos las da todas juntitas. En 5 minutos estás al día, ¿bueno no?

También nos permite compartir el contenido en las principales redes sociales, Facebook, Twitter, OneNote o LinkedIn.

Con esta aplicación se ahorra mucho tiempo y gestionan y ordenan todos los contenidos que te interesen. La interfaz es muy sencilla, y además te ofrece opciones de búsqueda avanzada para otros intereses.

Piktochartlogo5. Picktochart

Otra alegría de la tecnología, Piktochart permite hacer infografías, presentaciones, pósters e informes a partir de una gran variedad de plantillas que se pueden modificar con flexibilidad. Tenemos la versión gratuíta con 6-7 plantillas de cada tipo y marca de agua o la de pago con un coste de 29$ mensuales (aproximadamente unos 26€)

Las infografías son muy atractivas, accesibles, persuasivas…y es que ¡una imagen vale más que mil palabras!

No es necesario tener conocimientos de Photoshop o Illustrator y los resultados son fabulosos, la interfaz tiene un tutorial donde paso a paso nos explican como descargar la plantilla, añadir nuestro texto, imágenes, enlaces, cambiar fondo, fuentes, colores y finalmente guardarla en nuestro equipo.

Utilidades le encuentro muchísimas, la principal y más importante,  evitaremos esas presentaciones aburridas, infinitas y sosas que han reinado durante tanto tiempo en nuestras oficinas, ¡fin de la muerte por power point!, un portafolio de trabajos o un currículum atractivo, visualmente llamativo que no termine siendo carne de contenedor azul.

Para muestra un botón, he creado una portada sencillísima pero descriptiva sobre cómo podríamos usar esta potente herramienta para, por ejemplo, presentar nuestra empresa.

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Camscanner6. Camscanner

La ley de Murphy dice que cuanto más necesites escanear un documento, más probabilidades tendrás de que o el escáner no funcione o que nuestro inseparable compañero de fatigas de Helpdesk no ande en esos momentos disponible para ayudarnos.

Ya no tenemos razones para querer matar al informático, Camscanner nos salvará la vida.

Camscanner es un scáner de bolsillo, con aplicación disponible para Android y Iphone  que funciona utilizando la cámara de nuestro móvil.

Tiene una versión gratuita y otra Pro por tan sólo 3,99€ , un precio nada desdeñable si la utilizáis muy a menudo, la versión Pro carece de publicidad, ofrece documentos ilimitados y no lleva marca de agua.

A partir de fotografías tomadas con la cámara de nuestro móvil, Camscanner permite crear documentos en pdf. Con la interfaz, ajustamos los márgenes, y con el zoom cuadramos los documentos, el pdf queda limpio, con un fondo claro y sorprendente nitidez en las letras del documento

Además nos ofrece la posibilidad de enviar el documento desde nuestra cuenta de Google, el correo electrónico de empresa o subirlo a Dropbox.

ABBYY7. Business Card Reader

Nuestro jefe se ha ido a un evento/reunión/viaje,  a la vuelta tenemos 20 millones de tarjetas de visita para guardar en la entrada de contactos. Las dejamos amontonaditas, que esto no es urgente…Y en cualquier momento tenemos que llamar a Pepito Pérez…¡ups!

No es preocupéis que este léctor de tarjetas gracias a la tecnología OCR (Optical Caracter Recognition) hará todo el trabajo sucio por nosotros.

OCR, hace una fotografía de la tarjeta o documento y transforma su contenido en texto editable, después la aplicación almacena esta información dentro de la memoria de la aplicación y/o  en tu lista de contactos, finalmente guarda la imagen para futuras referencias.

Hay una gran multitud de aplicaciones disponibles tanto para Android como para Apple, algunas de ellas tienen versión para tablet. El caso es indagar y encontrar la que más se ajuste a nuestras necesidades.

La versión gratuita es prácticamente de prueba ya que tan sólo permite reconocer y guardar los datos de 10 tarjetas de visita y la sincronización con nuestro smartphone no es posible.

Aquí tenéis un vídeo con todas las posibilidades que esta aplicación ofrece:

Survey8. SurveyMonkey

Si escribes o colaboras en el newsletter de tu empresa y quieres hacer encuestas sobre satisfacción entre tus compañeros en un abrir y cerrar de ojos o si alguna campaña ha tenido más o menos impacto entre vuestros clientes. Survey Monkey es vuestra aplicación.

Desde hace muy poco está también disponible para Android , como siempre con sus dos versiones, la gratuita tiene el incoveniente que no te deja descargar los resultados de las encuestas online, para poder trabajar con ellos hay que descargar algún plan premium.

En ambas versiones, Survey Monkey te ofrece 5 formas de envío de las encuestas, por correo electrónico, página de Facebook, en vuestro sitio web, mailchimp o ingreso manual de datos.

Loomio9. Loomio

Si tu empresa tiene filiales en diferentes sitios del mundo y hay que tomar alguna decisión importante, una decisión grupal debido a los cambios horarios puede ser complicada. Loomio es un software libre que ayuda al consenso en la toma de decisiones de un grupo.

Destacaría como principal utilidad, la facilidad que ofrece a la hora de, por ejemplo,  gestionar eventos en otra ciudad. Trabajas con otros compañeros de tu misma empresa que están en otras ciudades, necesitáis  tomar decisiones sobre localización, hoteles, horarios, menús, transporte,etc… esta herramienta estoy segura de que os sacará de más de un apuro.

Los grupos creados pueden ser públicos o privados, a partir de ahí, se inicia una conversación sobre un tema concreto, los grupos pueden añadir comentarios o introducir propuestas,  las cuales se alimentan del feedback de los componentes del grupo. Se puede estar de acuerdo, en desacuerdo, abstenerse o bloquear, siendo esta última la forma de rechazo más característica a la propuesta dada.

Rainy10. RainyMood

 

Y la última, para relajarnos, concentrarnos, meditar…

¿No os encanta escuchar la lluvia? (mientras estás en casa claro)

Oye pues que sí que relaja esto…

 

resumen-post-secretarias2-0(1)

 

¿Qué os han parecido? ¿Añadiríais alguna más?

¡Muchas gracias!

 

Diseñado por Freepik

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